Procedura zgłaszania w Doctor One Polska naruszeń przez sygnalistów

1. Definicje

Wyrażenia pisane wielką literą należy rozumieć w sposób jak poniżej:
  1. Adres do kontaktu – adres , o którym mowa w pkt 4.4. poniżej
  2. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty, Osoby powiązanej z Sygnalistą lub Pomocnika Sygnalisty, lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, Osobie powiązanej z Sygnalistą lub Pomocnikowi Sygnalisty, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście, Osobie powiązanej z Sygnalistą lub Pomocnikowi Sygnalisty, pominięcie przy awansie, obniżenie wynagrodzenia, rozwiązanie umowy o pracę lub innej umowy, przeniesienie na inne stanowisko, mobbing, dyskryminacja. Działaniem odwetowym jest również próba lub groźba zastosowania takiego działania. – Doctor One Polska sp. z o.o. z siedzibą w Bieniewicach (05-870) przy ul. Poziomkowej 11, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000989484, posiadająca numer NIP: 1182246930 oraz kapitał zakładowy w kwocie 5 000 PLN. Doctor One jest podmiotem leczniczym wpisanym do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą prowadzonego przez Wojewodę Mazowieckiego – numer księgi rejestrowej: 000000254837;
  3. Działania naprawcze – działania mające na celu usunięcie zgłoszonego Naruszenia oraz przeciwdziałanie pojawieniu się podobnych Naruszeń w przyszłości. 
  4. Działanie następcze – każde z działań, o których mowa w pkt 6.1. poniżej.
  5. Informacja zwrotna - informacja na temat planowanych lub podjętych Działań następczych wraz z ich uzasadnieniem.
  6. Doctor One Polska - Doctor One Polska sp. z o.o. z siedzibą w Bieniewicach  (05-870) przy ul. Poziomkowej 11, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000989484, NIP 1182246930, kapitał zakładowy 5.000,00 PLN.
  7. Komisja – komisja, o której mowa w pkt 8.1.poniżej.
  8. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Doctor One Polska lub na rzecz Doctor One Polska, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych.
  9. Naruszenie – mające miejsce w Doctor One Polska w Kontekście związanym z pracą, działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, które dotyczy następujących obszarów prawa (katalog zamknięty):
    1. korupcji;
    2. zamówień publicznych;
    3. usług, produktów i rynków finansowych;
    4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
    5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    6. bezpieczeństwa transportu;
    7. ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    8. bezpieczeństwa żywności i pasz;
    9. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    10. zdrowia publicznego;
    11. ochrony konsumentów;
    12. ochrony prywatności i danych osobowych;
    13. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    14. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    15. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    16. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wymienionymi w pkt 1.1.9. lit. a-p powyżej.
  10. Naruszyciel – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną lub osoba prawna wskazana przez Sygnalistę w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się Naruszenia lub jest powiązana z Naruszycielem.
  11. Osoba powiązana z Sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa Sygnalisty, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z Sygnalistą.
  12. Personel – pracownicy, współpracownicy, przez których należy rozumieć osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażyści lub praktykanci Doctor One Polska.
  13. Pomocnik Sygnalisty –  osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia.
  14. Postępowanie wyjaśniające - postępowanie, o którym mowa w pkt 8 poniżej.
  15. Procedura – ten dokument.
  16. Przyjmujący Zgłoszenie – osoba, o której mowa w pkt 4.4. poniżej.
  17. Raport – dokument, o którym mowa w pkt 8.4. poniżej.
  18. Sygnalista – osoba fizyczna, która dowiedziała się o Naruszeniu w Kontekście związanym z pracą i zgłasza Naruszenie na podstawie Procedury. Sygnalistą może być zwłaszcza członek Personelu, kandydat do pracy, członek zarządu lub wspólnik.
  19. Ustawa o sygnalistach – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
  20. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia  – działania, o których mowa w pkt 7 poniżej.
  21. Zgłoszenie – informacja o Naruszeniu, przekazana Doctor One Polska przez Sygnalistę zgodnie z Procedurą.

2. Cel i zakres stosowania procedury

  1. Cel. W Doctor One Polska nie ma tolerancji dla łamania prawa. Dbając o przyjęte w Doctor One Polska wartości, a także o przestrzeganie prawa, w Doctor One Polska została przyjęta Procedura zgłaszania naruszeń przez Sygnalistów. Celem Procedury jest:
    1. ułatwienie Sygnaliście zgłoszenia Naruszenia;
    2. zapewnienie Sygnaliście ochrony przed Działaniami odwetowymi;
    3. umożliwienie Doctor One Polska podjęcia odpowiednich Działań następczych.
  2. Zakres Zgłoszenia. Sygnalista może zgłosić Naruszenie lub podejrzenie zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia, o którym dowiedział się w Kontekście związanym z pracą (np. może zgłosić przechowywanie dokumentacji medycznej niezgodnie z przepisami RODO). Oznacza to, że Procedura nie służy do zgłoszenia naruszenia prawa, o którym Sygnalista dowiedział się przypadkowo, poza Kontekstem związanym z pracą (np. zgłoszenia faktu wywożenia śmieci do lasu przez kolegę z pracy). 
  3. Osoby uprawnione do dokonywania Zgłoszeń oraz zakres ich działania. Naruszenie może zgłosić  Sygnalista, który dowiedział się o Naruszeniu w Kontekście związanym z pracą, tj. w kontekście wykonywania pracy lub usług na rzecz Doctor One Polska (np. lekarz Doctor One Polska, który dowiedział się, że w sposób niezgodny z przepisami RODO jest przechowywana dokumentacja medyczna pacjentów). Oznacza to, że na podstawie Procedury nie mogą być dokonywane zgłoszenia naruszenia prawa, o których dana osoba dowiedziała się poza  Kontekstem związanym z pracą (np. pacjent przychodni Doctor One).

3. Obowiązek zgłaszania naruszeń w dobrej wierze

  1. Zgłoszenie w dobrej wierze. Sygnalista zobowiązany jest działać w dobrej wierze. Działanie w dobrej wierze oznacza, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy by sądzić, że w momencie zgłoszenia Naruszenia, informacja będąca jej przedmiotem jest prawdziwa.
  2. Domniemanie dobrej wiary. Doctor One Polska przyjmuje, że Sygnalista zgłasza Naruszenie w dobrej wierze, chyba że Wstępna weryfikacja zgłoszenia lub Postępowanie wyjaśniające wykażą, że Sygnalista w sposób oczywisty działał w złej wierze.  
  3. Zgłoszenie w złej wierze. Działanie w złej wierze oznacza, że Sygnalista w momencie zgłoszenia Naruszenia wie lub miał uzasadnione podstawy by sądzić, że w momencie zgłoszenia Naruszenia, informacja będąca jej przedmiotem jest nieprawdziwa.
  4. Konsekwencje dokonania Zgłoszenia w złej wierze. W przypadku zgłoszenia Naruszenia w złej wierze:
    1. Sygnalista nie podlega ochronie przed Działaniami odwetowymi;
    2. Sygnalista może ponieść odpowiedzialność cywilną (zobowiązanie do zapłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia za doznaną krzywdę) względem osoby, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia Naruszenia w złej wierze;
    3. Sygnalista może ponieść odpowiedzialność karną na podstawie art. 57 Ustawy  o sygnalistach, zgodnie z którym  “Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”;
    4. dane Sygnalisty bez jego zgody mogą zostać podane osobom wskazanym przez Sygnalistę w Zgłoszeniu, jeżeli podanie tych danych będzie uzasadnione okolicznościami sprawy oraz będzie niezbędne do jej wyjaśnienia. 

4. Zgłoszenie naruszenia

  1. Tryb dokonania Zgłoszenia. Sygnalista może zgłosić Naruszenie anonimowo lub z podaniem swojej tożsamości, przesyłając wiadomość e-mail na jeden ze wskazanych adresów:
    1. sygnalista@doctor.one - dotyczy wszystkich Zgłoszeń, poza Zgłoszeniami wskazanymi w pkt 4.1.2., 4.1.3. poniżej;
    2. tomasz@doctor.one  - dotyczy Zgłoszeń, gdy Naruszycielem jest Maciej Malenda;
    3. maciek@doctor.one - dotyczy Zgłoszeń, gdy Naruszycielem jest Tomasz Rudolf.
  2. Sposób anonimowego zgłoszenia Naruszenia. W celu anonimowego zgłoszenia Naruszenia, Sygnalista powinien utworzyć adres e-mail, który nie zawiera jakiegokolwiek imienia i nazwiska.
  3. Równe traktowanie Zgłoszeń. Zgłoszenie anonimowe będzie rozpatrywane w taki sam sposób, jak Zgłoszenie nieanonimowe, przy uwzględnieniu ograniczeń, jakie niesie brak możliwości poznania tożsamości Sygnalisty (np. związanych z trudnością weryfikacji Zgłoszenia lub prowadzenia Działań następczych). 
  4. Przyjmujący Zgłoszenie. Przyjmującym Zgłoszenie jest osoba, która otrzymała od Doctor One Polska stosowne upoważnienie i która została zobowiązana przez Doctor One Polska do zachowania w poufności wszystkich informacji objętych Zgłoszeniem. Przyjmującym Zgłoszenie w Doctor One Polska jest:
    1. Tomasz Rudolf -  gdy Zgłoszenie zostało wysłane na adres sygnalista@doctor.one lub tomasz@doctor.one 
    2. Maciej Malenda - gdy Zgłoszenie zostało wysłane na adres maciek@doctor.one 
  5. Treść Zgłoszenia. W Zgłoszeniu Sygnalista powinien opisać dokładnie okoliczności Naruszenia oraz wskazać adres do kontaktu. Jeżeli Sygnalista nie wskaże adresu do kontaktu, za taki adres uznaje się adres e-mail, z którego Sygnalista wysłał Zgłoszenie.
  6. Przekazanie dowodów w Zgłoszeniu. Jeżeli Sygnalista posiada dowody Naruszenia, powinien je dołączyć do Zgłoszenia. Zgłaszając Naruszenie, Sygnalista powinien pamiętać o zasadach bezpiecznej komunikacji, tzn. w przypadku przesyłania dokumentu o charakterze poufnym (np. zawierającego numer PESEL lub tzw. dane wrażliwe) powinien zabezpieczyć ten dokument hasłem i wysłać go w odrębnej wiadomości e-mail. 

5. Ochrona sygnalisty

  1. Ochrona przed Działaniami odwetowymi. Od momentu zgłoszenia Naruszenia, Sygnalista, który jest byłym pracownikiem, aktualnym pracownikiem lub kandydatem do pracy, podlega ochronie przed Działaniami odwetowymi. W przypadku powzięcia przez Przyjmującego Zgłoszenie lub Komisję informacji o stosowaniu Działań odwetowych wobec Sygnalisty, Przyjmujący Zgłoszenie lub Komisja są zobowiązani podjąć niezbędne środki celem ochrony Sygnalisty, w tym przez wyciągnięcie konsekwencji wobec osoby, która podejmuje Działania odwetowe. Podjęcie Działań odwetowych może stanowić podstawę do rozwiązania umowy z osobą, która takie Działania odwetowe podejmuje.
  2. Rozszerzenie ochrony przed Działaniami odwetowymi. Postanowienie pkt 5.1. powyżej stosuje się odpowiednio do:
    1. Pomocnika Sygnalisty, 
    2. Osoby powiązanej z Sygnalistą, 
    3. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej;
    4. Sygnalisty, który świadczy pracę lub usługi na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy, o ile charakter świadczonej pracy, usług lub pełnionej funkcji lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
  3. Ograniczony dostęp do informacji. Do informacji objętych Zgłoszeniem, o których mowa w pkt 5.4.- 5.5. poniżej, może mieć dostęp wyłącznie Przyjmujący Zgłoszenie oraz Komisja lub zewnętrzni doradcy Doctor One Polska zobowiązani do zachowania poufności lub tajemnicy zawodowej.
  4. Zakaz ujawniania tożsamości Sygnalisty i innych osób. Doctor One Polska gwarantuje zachowanie w poufności tożsamości:
    1. Sygnalisty; 
    2. Pomocnika Sygnalisty; 
    3. Osoby powiązanej z Sygnalistą; 
    4. Naruszyciela;
    5. innej osoby niż powyżej, wskazanej w Zgłoszeniu.
  5. Zakaz ujawniania informacji objętych Zgłoszeniem. Doctor One Polska gwarantuje zachowanie w poufności informacji objętych Zgłoszeniem, w tym zwłaszcza na podstawie, których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób, o których mowa w pkt 5.4. powyżej, chyba że z Procedury lub bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa wynika konieczność ujawniania takich informacji.
  6. Konsekwencje ujawnienia tożsamości Sygnalisty i innych osób. Ujawnienie tożsamości osób, o których mowa w pkt 5.4.1.-5.4.3. powyżej, może prowadzić do poniesienia odpowiedzialności karnej przez osobę ujawniającą, na podstawie art. 56 Ustawy o sygnalistach, zgodnie z którym: “Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.”
  7. PRZYJĘCIE ZGŁOSZENIA I PROWADZENIE REJESTRU
  8. Obowiązki Przyjmującego Zgłoszenie. Przyjmujący Zgłoszenie odpowiada za:
    1. wpisanie Zgłoszenia do właściwego rejestru, najpóźniej w następnym dniu roboczym, licząc od dnia otrzymania Zgłoszenia;
    2. wysłanie Sygnaliście na wskazany przez niego Adres do kontaktu, potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni, licząc od dnia jego otrzymania. Postanowienia tego nie stosuje się, jeżeli Sygnalista nie wskazał Adresu do kontaktu;
  9. Oddzielne rejestry. Dla Zgłoszeń wskazanych w pkt 4.1.1., 4.1.2., 4.1.3. powyżej, prowadzone są oddzielne rejestry.

6. Działania następcze

  1. Zakres Działań następczych. Po przyjęciu Zgłoszenia, Przyjmujący Zgłoszenie podejmuje Działania następcze, na które mogą składać  się następujące czynności:
    1. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia;
    2. Postępowanie wyjaśniające;
    3. Działania naprawcze.
  2. Wezwanie do udzielania dodatkowych informacji. Na każdym etapie Działań następczych, Przyjmujący Zgłoszenie lub Komisja może zwrócić się do Sygnalisty o przekazanie informacji uzupełniających Zgłoszenie.
  3. Zewnętrzni doradcy Doctor One Polska.  Na każdym etapie Działań następczych, Przyjmujący Zgłoszenie lub Komisja mogą zaangażować w te działania zewnętrznych doradców Doctor One Polska zobowiązanych do zachowania poufności lub tajemnicy zawodowej, jeżeli ich udział będzie konieczny do wyjaśnienia Naruszenia.
  4. Gdy jest potrzebna wiedza ekspercka, Przyjmujący Zgłoszenie lub Komisja mogą zaangażować w te działania zewnętrznych doradców Doctor One Polska zobowiązanych do zachowania poufności lub tajemnicy zawodowej.
  5. Zasady prowadzenia Działań następczych. Przyjmujący Zgłoszenie oraz Komisja są zobowiązani prowadzić Działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz zasady bezstronności.

7. Wstępna weryfikacja zgłoszenia

  1. Ocena prawdziwości informacji. Przyjmujący Zgłoszenie dokonuje wstępnej oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu. W zależności od wyniku tej oceny Przyjmujący Zgłoszenie:
    1. powołuje Komisję odpowiedzialną za przeprowadzenie dalszego postępowania wyjaśniającego - jeżeli Przyjmujący Zgłoszenie nie uzna przekazanych w Zgłoszeniu informacji jako oczywiście nieprawdziwych. 
    2. odstępuje od powołania Komisji - jeżeli Przyjmujący Zgłoszenie uzna przekazane w Zgłoszeniu informacje za oczywiście nieprawdziwe lub jeżeli w żaden sposób nie może ich zweryfikować - i przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną w terminie 3 miesięcy, licząc od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia albo 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, jeżeli Sygnaliście nie zostało wysłane potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia z uwagi na brak wskazania Adresu do kontaktu. Postanowienia tego nie stosuje się, jeżeli Sygnalista nie wskazał Adresu do kontaktu. 

8. Postępowanie wyjaśniające

  1. Powołanie Komisji. Po zakończeniu Wstępnej weryfikacji Zgłoszenia w trybie, o którym mowa w pkt 7.1.1. powyżej, Przyjmujący Zgłoszenie powołuje do Komisji osoby ze struktury organizacyjnej Doctor One Polska, których udział będzie konieczny do wyjaśnienia Naruszenia, ze względu na jego charakter (np. CFO, inspektora ochrony danych, prawnika, specjalistę od spraw bezpieczeństwa danych). Doctor One Polska nadaje tym osobom stosowne upoważnienie i zobowiązuje je do zachowania w poufności wszystkich informacji objętych Zgłoszeniem. 
  2. Ograniczenia co do składu Komisji. W skład Komisji nie mogą wchodzić osoby, o których mowa w pkt 5.4.1.-5.4.5. powyżej. 
  3. Działania podejmowane przez Komisję. Komisja, dążąc do kompleksowego oraz obiektywnego wyjaśnienia Zgłoszenia, może w szczególności podejmować niżej określone czynności, pod warunkiem, że nie naruszają one postanowień § 5 (Ochrona Sygnalisty): 
    1. analizować dokumentację związaną z Naruszeniem;
    2. przesłuchiwać osoby, które mogą posiadać informacje w sprawie Naruszenia;
    3. prowadzić audyt korespondencji elektronicznej członków Personelu (wiadomości e - mail, komunikatorów wykorzystywanych przez Doctor One Polska oraz telefonów służbowych Personelu), którzy mogą mieć związek z Naruszeniem;
    4. zlecić podejmowanie działań wyjaśniających do doradcy zewnętrznego Doctor One Polska; 
    5. podejmować inne działania niezbędne do wyjaśnienia Zgłoszenia. 
  4. Raport z postępowania. Z postępowania wyjaśniającego Komisja przygotowuje Raport, który zawiera co najmniej następujące informacje:
    1. opis stanu faktycznego oraz zgromadzonych w postępowaniu dowodów;
    2. opis podjętych przez Komisję czynności;
    3. wnioski wynikające z podjętych przez Komisję czynności;
    4. rekomendacje dla zarządu Doctor One Polska (w przypadku Zgłoszeń, które nie dotyczą członków zarządu) albo części członków zarządu Doctor One Polska, tj. członków zarządu Doctor One Polska nieobjętych Zgłoszeniem (w przypadku Zgłoszeń, które dotyczą członka zarządu), w tym możliwe do podjęcia Działania naprawcze, które mogą polegać na działaniach dyscyplinujących lub reorganizacyjnych. 
  5. Podjęcie decyzji w sprawie Działań naprawczych. Na podstawie Raportu zarząd Doctor One Polska (w przypadku Zgłoszeń, które nie dotyczą członków zarządu) albo część członków zarządu Doctor One Polska, tj. członków zarządu Doctor One Polska nieobjętych Zgłoszeniem (w przypadku Zgłoszeń, które dotyczą członka zarządu):
    1. podejmuje decyzje w zakresie wdrożenia Działań naprawczych lub podejmuje inne stosowne działania;
    2. zobowiązuje Przyjmującego Zgłoszenie do przekazania Informacji zwrotnej Sygnaliście w terminie 3 miesięcy, licząc od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia albo 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, jeżeli Sygnaliście nie zostało wysłane potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia z uwagi na brak wskazania Adresu do kontaktu. Postanowienia tego nie stosuje się, jeżeli Sygnalista nie wskazał Adresu do kontaktu; 
    3. zobowiązuje Przyjmującego Zgłoszenie lub inną wyznaczoną osobę do koordynacji lub kontroli wdrożenia Działań naprawczych lub innych środków.

9. Zgłoszenia zewnętrzne

  1. Sposób dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia w ramach tej Procedury, do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego właściwego do podejmowania Działań następczych w zakresie zgłoszonego Naruszenia.
  2. Zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. Zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego można znaleźć na stronach internetowych tych podmiotów.

10. Postanowienia końcowe

  1. Odesłanie do ustawy. W zakresie nieuregulowanym Procedurą stosuje się przepisy Ustawy o sygnalistach.
  2. Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty. Doctor One Polska przetwarza dane osobowe Sygnalisty zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku A.
  3. Przetwarzanie danych osobowych Naruszyciela i innych osób. Doctor One Polska przetwarza dane osobowe Naruszyciela i innych osób wskazanych w Zgłoszeniu zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku B. 
załącznik A:

Klauzula informacyjna dotycząca złożenia zgłoszenia

Administrator. Administratorem Twoich danych osobowych jest Doctor One Polska.
Z kim możesz skontaktować się w kwestiach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych? W kwestiach związanych z ochroną Twoich danych osobowych możesz się z nami skontaktować, wysyłając wiadomość e-mail na adres iod@doctor.one
Cele i podstawy prawne przetwarzania Twoich danych. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu rozpatrzenia Twojego Zgłoszenia, prowadzenia rejestru Zgłoszeń oraz podjęcia ewentualnych Działań następczych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów lub  na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zw. z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli Zgłoszenie zawiera dane szczególnej kategorii (np. dane dotyczące zdrowia). Ponadto możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu ochrony i obrony przed ewentualnymi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
Komu możemy ujawnić Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe możemy ujawnić: (1) doradcom zewnętrznym Doctor One Polska, zobowiązanym do zachowania poufności lub tajemnicy zawodowej, jeżeli ich udział będzie konieczny do wyjaśnienia Naruszenia (np. kancelarii prawnej); (2) organom państwowym, jeżeli zobowiązują nas do tego bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
Czy będziemy przekazywać Twoje dane osobowe poza obszar EOG? W ograniczonym zakresie w przypadku, gdy korzystasz z narzędzi teleinformatycznych, możemy przekazywać Twoje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy, zwłaszcza do USA, na podstawie standardowych klauzul umownych lub wiążących reguł korporacyjnych. Możesz uzyskać od Doctor One Polska kopię dokumentu, który stanowi podstawę transferu Twoich danych osobowych.
Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane osobowe? Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończyliśmy Działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Twoje dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia Zgłoszenia usuwamy w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych? Masz prawo do: (1) dostępu do danych osobowych; (2) żądania ich sprostowania, ich usunięcia, lub ograniczenia przetwarzania; (3) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; (4) wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie; (5) przenoszenia danych osobowych.
Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe? Podanie danych jest dobrowolne i nie ma wpływu na przyjęcie Zgłoszenia.
Czy będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany? Nie będziemy wykorzystywać Twoich danych osobowych, aby podejmować decyzje w sposób zautomatyzowany lub profilować Cię.
załącznik b:

Klauzula informacyjna dotycząca złożenia zgłoszenia

Administrator. Administratorem Twoich danych osobowych jest Doctor One Polska.
Z kim możesz skontaktować się w kwestiach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych? W kwestiach związanych z ochroną Twoich danych osobowych możesz się z nami skontaktować, wysyłając wiadomość e-mail na adres iod@doctor.one
Cele i podstawy prawne przetwarzania Twoich danych. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu rozpatrzenia Zgłoszenia, w którym zostały wskazane Twoje dane osobowe, prowadzenia rejestru Zgłoszeń oraz podjęcia ewentualnych Działań następczych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów lub  na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zw. z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli Zgłoszenie zawiera dane szczególnej kategorii (np. dane dotyczące zdrowia). Ponadto możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu ochrony i obrony przed ewentualnymi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
Komu możemy ujawnić Twoje dane osobowe? Twoje dane osobowe możemy ujawnić: (1) doradcom zewnętrznym Doctor One Polska, zobowiązanym do zachowania poufności lub tajemnicy zawodowej, jeżeli ich udział będzie konieczny do wyjaśnienia Naruszenia (np. kancelarii prawnej); (2) organom państwowym, jeżeli zobowiązują nas do tego bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
Czy będziemy przekazywać Twoje dane osobowe poza obszar EOG? W ograniczonym zakresie w przypadku, gdy korzystasz z narzędzi teleinformatycznych, możemy przekazywać Twoje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy, zwłaszcza do USA, na podstawie standardowych klauzul umownych lub wiążących reguł korporacyjnych. Możesz uzyskać od Doctor One Polska kopię dokumentu, który stanowi podstawę transferu Twoich danych osobowych.
Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane osobowe? Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończyliśmy Działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Twoje dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia Zgłoszenia usuwamy w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych? Masz prawo do: (1) dostępu do danych osobowych; (2) żądania ich sprostowania, ich usunięcia, lub ograniczenia przetwarzania; (3) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; (4) wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie; (5) przenoszenia danych osobowych.
Skąd mamy Twoje dane? Ze względu na ochronę tożsamości Sygnalisty, nie możemy podać Ci źródła pozyskania Twoich danych osobowych. Upoważnia nas do tego art. 8 ust. 5 Ustawy o sygnalistach.
Czy będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany? Nie będziemy wykorzystywać Twoich danych osobowych, aby podejmować decyzje w sposób zautomatyzowany lub profilować Cię.
Używamy plików cookie, aby zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Możesz zmienić ustawienia dostępu do plików cookie w Twojej przeglądarce. Więcej informacji w polityce prywatności.